การทำงานในทุกวันนี้วัดผลกันที่ ประสิทธิภาพ และ คุณภาพ ของผลลัพธ์ที่ออกมาเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ไม่ว่าจะเป็นองค์กรณ์หรือฟรีแลนซ์ที่รับงานเอง ทุกคนล้วนมองหาประสิทธิภาพในการทำงาน วันนี้เรามีทริคที่จะทำให้คุณสามารถเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพให้กับตัวเองและทีมของคุณมาฝากกัน
1. เลิกทำหลายๆ สิ่งพร้อมกันซะที
การทำงานเป็นทีม หลายคนมักหลอกตัวเองว่าสามารถที่จะทำหลายอย่างพร้อมกันได้ในเวลาเดียว แล้วผลที่ออกมาจะดีด้วย แต่เอาเข้าจริงคงมีเพียงแค่ไม่กี่คนที่จะสามารถทำแบบนั้นได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นงานหรือสิ่งต้องใช้ความคิดและการวิเคราะห์ที่ต้องใช้สมาธิในการทำด้วยแล้วนั้นยิ่งเป็นเรื่องยากมาก การที่เราบอกตัวเองว่าการทำหลายอย่างในเวลาเดียวมันทำให้ได้ปริมาณงานหรือผลลัพธ์ที่มากขึ้นนั้น ความเป็นจริงแล้วมันอาจจะยิ่งทำให้เราได้ผลลัพธ์ที่น้อยลง รวมถึงคุณภาพของงานที่ได้มักจะออกมาไม่ดีเท่าที่ควร ถ้าเราต้องการทำงานให้มี ประสิทธิภาพ จริงๆ ควรที่จะจดจ่อและโฟกัสอย่างจริงจังในการทำงานหรือทำอะไรก็ตามทีละเรื่อง มันจะทำงานให้ได้ผลลัพธ์ดีขึ้น แถมมักจะได้ผลในเวลาอันรวดเร็วกว่าอีกต่างหาก ยิ่งถ้าเกิดว่าเราทำหลายอย่างพร้อมกันแล้วงานที่ออกมาได้ไม่ได้คุณภาพตามที่ต้องการ นั่นหมายถึงการเสียเวลามากขึ้นในการต้องกลับไปแก้ไขข้อผิดพลาดที่เราทำไว้ เพราะฉะนั้นเวลาทำอะไรก็ตาม ควรใช้ความเอาใจใส่แล้วลงมือทำทีละอย่างเพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด
2. มอบหมายงาน และ เลือกคนให้เหมาะกับงาน
ความสามารถในการผลิตงานจะลดลง เมื่อเราทำงานหรือแบกสิ่งที่ต้องทำมามากกว่าที่เราจะสามารถรับมือได้ ถ้าต้องการทำงานให้มีประสิทธิภาพ คุณจะต้องมีทักษะและความสามารถในการมอบหมายงานให้กับผู้อื่นที่เหมาะสมและเชี่ยวชาญกับภารกิจหรืองานที่รับผิดชอบมากกว่าตัวคุณ ไม่ไช่การทำเองทุกอย่างจนงานล้นมือและผลาญพลังงานตัวเองจนหมด เหมือนกับเครื่องยนต์ที่ไม่มีน้ำมัน ทันทีที่คุณได้รับงานมาคุณต้องตีโจทย์ให้แตกแล้วเลือกทำในส่วนที่คุณชำนาญ ส่วนที่เหลือคือการมอบหมายหน้าที่ให้กับคนที่เหมาะสม นั่นคือสิ่งที่จะทำให้งานได้เดินไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดผลลัพธ์ที่รวดเร็วที่สุด…จำไว้
3. การสื่อสารที่ถูกต้องและทุกคนเข้าใจตรงกันคือสิ่งที่สำคัณมาก
การสื่อสารที่ไม่ดีและไม่ครบถ้วนเป็นเรื่องที่ยุ่งยากสำหรับการทำงานเป็นทีม การติดต่อหรืออีเมลในการส่งคำแนะนำหรือรายละเอียดที่ไม่ถูกต้องครบถ้วน คือสิ่งที่ทำให้มีการเพิ่มจำนวนชั่วโมงที่ไม่จำเป็นลงในโปรเจ็กต์ การให้ความสำคัญโดยการเพิ่มกระบวนการคิดและไตร่ตรองเนื้อหาก่อนที่จะส่งต่อไปยังผู้อื่นที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์นั้นจะช่วยให้การทำงานของทุกฝ่ายเป็นไปอย่างราบรื่นจนคุณคาดไม่ถึง มันอาจจะทำให้คุณต้องใช้เวลาในการทำงานเพิ่มขึ้นอีกนิดในการคิดและประมวลความถูกต้องสมบูรณ์ แต่มันจะลดเวลาให้กับคุณและทีมของคุณได้จนคุณต้องร้องว้าวววว…ลองดู
4. สร้างโครงสร้างและตารางเวลาที่ชัดเจน
การสร้างไทม์ไลน์และโครงสร้างระยะเวลาของการทำงานแต่ละส่วนแต่ละขั้นตอนที่ชัดเจนจะทำให้คุณและทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการทำงานรู้ว่าตัวเองอยู่จุดไหนของโปรเจ็กต์ งานในส่วนที่พวกเค้ารับผิดชอบกำลังนำหน้าหรือตามหลังฝ่ายอื่นอยู่เท่าไหร่ ยิ่งโครงสร้างของเวลานั้นละเอียดมากเท่าใหร่ยิ่งทำให้ทุกฝ่ายเห็นภาพที่ชัดเจนมากขึ้น อีกทั้งมันเหมือนแบบสำรวจที่ทำให้เรารู้ว่าตรงไหนที่เป็นจุดอ่อนจุดแข็งของทีมและเราควรเพิ่มหรือลดอะไรที่จุดไหน
5. จัดระเบียบสิ่งของซักนิดชีวิตจะดีเอง
การที่เราต้องเสียเวลามากในการไล่ล่ารายการเอกสารหรือสิ่งของที่หายไป ก่อให้เกิดทั้งความวุ่นวายใจและเสียทั้งสุขภาพจิตและเวลาโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องใช้ คุณจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้ตัวเองโดยจัดระเบียบให้กับสิ่งของและเอกสารต่างๆ ให้อยู่เป็นหมวดหมู่และเป็นที่เป็นทาง ไม่ไช่เฉพาะแต่ที่ทำงานมันรวมถึงที่บ้านของคุณด้วย การที่เราจัดที่ประจำสำหรับของทุกอย่างที่จำเป็นเล็กๆ น้อยๆ เช่น โทรศัพท์ กุญแจ กระเป๋าเงิน ที่ชาร์ตแบตเตอรี่ ฯลฯ ทำให้ทุกอย่างอยู่เป็นที่และเป็นระเบียบในแบบของคุณ ทำจนเป็นนิสัย มันจะประหยัดเวลาและความระคายเคืองทางอารมณ์ให้คุณได้บานเลยเชื่อผม
6. ลดหรือจำกัดกิจกรรมนอกเวลาในระหว่างเวลางาน
หลายครั้งเรามักจะบ่นว่าทำงานไม่ทันเวลาเพราะงานเยอะไป แต่เอาเข้าจริงๆ คุณเคยลองนั่งคิดไตร่ตรองดูแบบจริงๆ จังๆ ซักครั้งมั้ยว่า ช่วงเวลาในการทำงาน (ในเวลาทำงานทั้งหมดของเราสมมุติว่าวันละ 8 ชม.) เราทำแบบจริงจังกับแบบที่เรานั่งเสียเวลาไปกับทำกิจกรรมอื่นๆ ในเวลางานมันคิดเป็นสัดส่วนเท่าไหร่ ของเวลาทำงานทั้งหมดของเรา ผมเชื่อว่าบ่อยครั้งพอเรารู้ตัวเราก็กำลังนั่งเสิร์จอินเทอร์เน็ต เล่นโซเชียล คุยโทรศัพท์ เม้ากับเพื่อนร่วมงาน ถ้าหากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้ สิ่งที่ต้องทำคือการควบคุมเห็นภาพรวมของตัวเองแล้วจัดสรรค์มันให้ถูกทิศทาง คุนลองบันทึกดูว่าใช้เวลาในการทำอย่างอื่นในเวลางานไปเท่าไหร่ ลองลดหรือจำกัดมันลงให้ได้หรือมันไปรวมกับแพลนการหยุดยาวของคุณ แล้วใช้เวลาทำงานในการสร้างผลลัพธ์ที่สร้างสรรค์จะดีกว่า
7. วางแผนโครงการ
ความพยายามมักจะสูญเปล่าหากไม่มีเส้นทางที่ชัดเจน การจะทำงานให้มีประสิทธิภาพต้องใช้เวลาในการค้นคว้าและแบ่งโครงการออกเป็นขั้นเป็นตอนเพื่อที่จะบรรลุความสำเร็จได้อย่างต่อเนื่อง การวางแผนเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาและการระดมความคิดของผู้ที่เกี่ยวข้อง และจะทำให้การทำงานโดยรวมง่ายขึ้นอย่างมาก
8. วางแผนสำหรับการหยุดงานและพักผ่อน
ถ้าคุณสามารถบรรลุเป้าหมายทุกอย่างที่ตั้งไว้ในการทำงานแล้ว การหาเวลาพักผ่อนและชาร์จพลังเพื่อเติมความสดชื่นให้กับร่างกายก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน การวางแผนการหยุดตั้งแต่เนิ่นๆ จะทำให้คุณประหยัดทั้งเงินในกระเป๋าและทำให้ได้สถานที่ที่คุณต้องการจะไปง่ายขึ้น ถ้าคุณทำอะไรโดยมีการเตรียมพร้อม พอถึงเวลาที่ต้องการพักร้อนคุณจะสามารถใช้เวลาในวันหยุดได้อย่างเต็มที่แล้วชาร์จพลังเพื่อกลับมาลุยงานกันต่อ
