รู้ไหมว่า หัวหน้ากังวลเรื่องไหน พนักงานต้องการอะไรในช่วง Work from Home?

2007

หลังจากจำนวนผู้ติดเชื้อไวรัส COVID-19 ในไทยเพิ่มขึ้นแบบก้าวกระโดด ภาครัฐจึงประกาศ Lockdown บางสถานที่ในกรุงเทพฯ และปริมณฑล ยิ่งทำให้เห็นว่า Work From Home หรือ การทำงานจากที่บ้าน จำเป็นยิ่งขึ้น และจากวิกฤตโรคระบาดจากเชื้อไวรัสโควิด-19 ถือเป็นการส่งสัญญาณว่า ถึงเวลาแล้วที่องค์กรจะต้องทบทวนนโยบายการทำงานนอกสถานที่และปรับใช้รูปแบบการทำงานใหม่ๆ ให้เหมือนเป็นการทำงานในสถานการณ์ปกติ

เนื่องจากการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 มีแนวโน้มที่จะลุกลามต่อเนื่อง การทำงานจากที่บ้านกลายเป็นทางเลือกใหม่และกำลังจะกลายเป็นความจำเป็นของคนทำงานจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม เชื่อว่ามีองค์กรส่วนน้อยในประเทศไทยที่เตรียมความพร้อมสำหรับ Work From Home เอาไว้แล้ว 
มีผลสำรวจทาง Webinar หรือสัมมนาออนไลน์โดย Gartner ไม่นานมานี้ พบว่า 91% ของผู้บริหารด้านทรัพยากรบุคคลในเอเชียแปซิฟิกที่ร่วมสัมมนาออนไลน์ เริ่มดำเนินการตามแผน ‘ทำงานจากที่บ้าน’ ตั้งแต่เกิดการแพร่ระบาดของไวรัส แต่พบความท้าทายอย่างยิ่งยวด นั่นคือ การขาดโครงสร้างพื้นฐานเทคโนโลยีและแนวทางการทำงานใหม่ที่วางไว้ก็ยังไม่ค่อยสะดวกเท่าที่ควร

ถ้าต้องการขับเคลื่อนการทำงานรูปแบบใหม่ องค์กรต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง

ในสถานการณ์วิกฤต ข้อกำหนดหรือแผนงานอาจต้องยืดหยุุ่นและจำเป็นต้องให้ฝ่ายบุคคลเสนอความช่วยเหลือหรือการสนับสนุนที่ต่างออกไป รวมไปถึงการเสนอตัวเลือกเพื่อการทำงานรูปแบบใหม่
หากดูจากสถานการณ์ของหลายประเทศที่ได้รับผลกระทบจากเชื้อโควิด-19 ระบาด มีทั้งภาครัฐที่สั่งการและภาครัฐที่ให้คำแนะนำเรื่องการทำงานจากที่บ้าน องค์กรต่างๆ จึงต้องทบทวนและแก้ไขนโยบายที่มีอยู่อย่างรวดเร็ว ด้วยการวิเคราะห์กรอบความรับผิดชอบ เนื้องานและบทบาท เพื่อพิจารณาว่างานใดที่ต้องปรับตัวให้เข้ากับรูปแบบการทำงานจากที่บ้านได้ ฝ่ายบุคคลต้องยื่นมือช่วยเหลือเรื่องใด และที่สำคัญ อยากให้ผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจเห็น 3 กรณีที่เป็นไปได้และไม่ได้ เมื่อจะให้ Work From Home

Work From Home possible covid-19

  • กรณีที่เป็นไปไม่ได้เลย
เช่น พนักงานสายการผลิตและประกอบ ไม่สามารถทำงานนอกสถานที่ได้เลย หากองค์กรต้องการให้พนักงานแม้เพียงคนเดียวทำงานในสถานที่ ฝ่ายบุคคลต้องเตรียมมาตรการความปลอดภัยรอบด้าน เช่น การจัดหาหน้ากากอนามัย การแบ่งเวลาทำงาน การแยกกะ รวมถึงการช่วยเหลือและดูแลด้านจิตใจเพื่อลดความวิตกกังวล
  • กรณีที่พอจะเป็นไปได้
พนักงานบางกลุ่ม เช่น ทีมขาย สามารถทำงานจากที่บ้านได้ แต่จะต้องได้รับคำแนะนำและการช่วยเหลือจากหัวหน้างาน รวมถึงทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่คอยแนะแนวทางรับมือกับความท้าทายในด้านการขนส่งและวัฒนธรรมในองค์กร
  • กรณีที่เป็นไปได้มากที่สุด 
พนักงานบางคนหรือบางแผนก เช่น พนักงานที่ใช้ทักษะการคิด วิเคราะห์ รวมถึงความรู้ในการทำงานเป็นหลัก กลุ่มนี้อาจทำงานจากที่บ้านได้ในบางเวลา ดังนั้น องค์กรควรสร้างความเชื่อมั่นแก่ทีมสนับสนุนพนักงาน โดยหมั่นสร้างปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานสม่ำเสมอเพื่อให้การทำงานจากที่บ้านมีประสิทธิผล

3 ปัจจัยที่เอื้อให้การทำงานจากที่บ้านประสบความสำเร็จ

1. สื่อสารอย่างเปิดเผยและสม่ำเสมอ

สิ่งสำคัญอันดับแรกเมื่อเกิดวิกฤตคือ บริษัทต้องแจ้งให้พนักงานทราบ ซึ่ง วิธีการ และ เนื้อหาที่ใช้สื่อสาร มีความสำคัญอย่างมาก โดยเฉพาะกรณีที่คนทำงานจากที่บ้านอาจได้รับข้อมูลจากช่องทางการสื่อสารขององค์กรน้อยกว่าคนที่มาทำงานกับหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ 
Work From Home_key success covid-19
การสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับผลกระทบที่แท้จริงของวิกฤตการณ์ที่มีต่อธุรกิจจึงต้องเป็นไปอย่างเปิดเผยและสม่ำเสมอ โดยทำให้เป็นเรื่องปกติ หากฝ่ายบุคคลหรือผู้บริหารละเลยในข้อนี้ พนักงานจะหันไปใช้เครือข่ายข้อมูลแบบสาธารณะเพื่อติดตามข้อมูล เช่น เว็บไซต์ โซเชียลมีเดีย ดังนั้น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า หัวหน้างานได้รับแจ้งข้อมูลเพื่อให้พวกเขาสามารถจัดการกับข้อมูลได้ตามต้องการอย่างทันท่วงที

อีกมุมหนึ่ง การสื่อสารทั้งแบบตรงไปตรงมาและแบบโต้ตอบระหว่างกันนั้น จะช่วยสร้างความมั่นใจให้ฝ่ายบุคคลได้ว่า จำเป็นต้องทำอะไรบ้าง เพื่อช่วยให้การทำงานจากที่บ้านของพนักงานประสบความสำเร็จ

2. ประสิทธิผลการทำงานมาจาก ‘ความเชื่อใจพนักงาน’

ไม่ว่าแนวคิดการทำงานจากที่บ้านนั้นจะเป็นเรื่องปกติหรือเรื่องเร่งด่วน ความไว้วางใจ คือปัจจัยพื้นฐานแห่งความสำเร็จ 
“การทำงานจากที่บ้านจะสำเร็จหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับว่าคุณไว้ใจให้พนักงานทำงานตามความรับผิดชอบด้วยตนเองมากแค่ไหน แม้ในแบบที่ไม่ได้พบหน้ากัน” อารอน แม็คอีแวน รองประธานการ์ทเนอร์ กล่าว
เมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน หัวหน้างานมักกังวลใจเมื่อไม่เห็นเวิร์กโฟลว์ของการทำงานและรายงานประจำวันของลูกทีมซึ่งต้องทำงานจากที่บ้าน โดยมี 76% ของหัวหน้างานที่มีการร้องเรียนอันดับต้นๆ ในเรื่องความกังวลเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิกในทีม

อันที่จริง พนักงานที่ทำงานจากบ้าน มักจัดสรรเวลาทำงานแต่ละวันให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องเผชิญกับการถูกรบกวนจนทำให้การทำงานหยุดชะงักในแบบที่เจอตอนมาทำงานที่ออฟฟิศ 

ดังนั้น สิ่งที่เป็นหัวใจสำคัญคือ การแนะนำหัวหน้างานทั้งหลายให้มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ของงาน นอกจากนั้นควรกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนกับพนักงานและสร้างปฏิสัมพันธ์ที่เกื้อหนุนระหว่างกันของพนักงานคนอื่นๆ ด้วย
“เมื่อสถานการณ์คลี่คลายลง เราจะเห็นว่าพนักงานคนที่ทำงานจากบ้านนั้นทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงวิกฤตได้ดีพอๆ กับช่วงสถานการณ์ปกติ” แม็คอีวาน กล่าว

3. สนับสนุนการนำเทคโนโลยีมาใช้งาน

เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการใช้สื่อสารและการทำงานจากที่บ้าน แต่จากการสำรวจความคิดเห็นของผู้บริหารฝ่ายบุคคล 54% ระบุว่า เทคโนโลยี และ/หรือ โครงสร้างพื้นฐานที่ไม่ดี เป็นอุปสรรคสำคัญต่อการทำงานจากที่บ้าน
ทุกวันนี้ เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่อยู่บนคลาวด์และเทคโนโลยีอื่นๆ ที่พนักงานใช้ในที่ทำงานนั้นแพร่หลายมากขึ้น แต่กรณีการทดลองทำงานจากที่บ้านอย่างปัจจุบันทันด่วน จะช่วยเพิ่มการเรียนรู้และโอกาสในการพัฒนา รวมทั้งเป็นกรณีศึกษาที่ดีของพนักงาน ที่จะช่วยเพิ่มการใช้งานและปรับปรุงประสิทธิภาพของเครื่องมือและเทคโนโลยีสำหรับการทำงานจากที่บ้านได้เป็นอย่างดี

ในกรณีที่เทคโนโลยีหรือโครงสร้างพื้นฐานของพนักงานไม่เพียงพอต่อการใช้งาน ผู้บริหารควรแนะนำแนวทางการใช้ประโยชน์จากอีเมล การส่งข้อความด่วน และแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียที่มีประสิทธิภาพ เพื่อผลักดันการใช้งานให้ดีขึ้นและเป็นไปในรูปแบบที่สอดคล้องกันยิ่งขึ้น

“บทเรียนแรกที่เรียนรู้จากวิกฤตการณ์ไวรัสโคโรน่า คือ จะต้องเร่งการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีที่สามารถรองรับการทำงานทางเลือกประเภทต่างๆ ได้” แม็คอีวาน กล่าว
ผู้บริหารหรือฝ่ายบุคคลสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้วัดผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและผลิตภาพของพนักงานได้ เพื่อสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจสำหรับการลงทุนด้านเทคโนโลยีและนโยบายที่เหมาะสำหรับการทำงานจากที่บ้านหรือการทำงานที่มีความยืดหยุ่น

แม้ไม่พร้อมก็ต้องเริ่มเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานที่บ้าน

อีกไม่นาน ระบบอัตโนมัติจะเข้ามาเพิ่มบทบาทให้กับบุคลากรที่มีทักษะสูง ความต้องการของคนรุ่นใหม่ก็เรียกร้องให้องค์กรมีตัวเลือกต่างๆ ที่เอื้อต่อการทำงานจากที่บ้าน มหกรรมการทดลองทำงานจากที่บ้านในช่วงนี้จึงเป็นโอกาสในการเตรียมความพร้อมที่สำคัญสำหรับการทำงานในอนาคต และเรียกได้ว่าเป็นช่วงที่องค์กรน้อยใหญ่ถูกดิสรัปต์กันทั่วโลก
มีข้อมูลจากงานวิจัยของการ์ทเนอร์บอกไว้ว่า
  • ภายในปี 2573 ความต้องการทำงานจากที่บ้านจะเพิ่มขึ้น 30% เนื่องจากกลุ่มคน Generation Z กำลังเข้าสู่ตลาดแรงงานอย่างเต็มตัว
  • 64% ของคนทำงานในปัจจุบันกล่าวว่า พวกเขาสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ โดย 71% ขององค์กรทั่วโลกมีนโยบายการทำงานจากที่บ้านเป็นเรื่องปกติ
การทำงานจากบ้าน เป็นสิ่งดึงดูดความสนใจของพนักงานที่ต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้น เพราะช่วยลดเวลาเดินทางสำหรับผู้ที่มีภาระทางครอบครัว และเกือบสองเท่าของพนักงานกลุ่มนี้มีแนวโน้มที่จะทำงานจากบ้านในบางครั้ง เช่นเดียวกับกับพนักงานที่ไม่มีภาระด้านนี้

ที่น่าสังเกตคือ ในขณะที่การทำงานจากบ้านกำลังเป็นที่ต้องการมากขึ้นในกลุ่มพนักงานโดยมีเทคโนโลยีเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้เป็นไปได้นั้น องค์กรส่วนใหญ่ (93%) กลับมอบให้ผู้บริหารเป็นคนตัดสินใจว่า ใครสามารถและไม่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ ทั้งนี้ ส่วนหนึ่งเกิดจากการขาดความเชื่อมั่น โดยมีผู้บริหาร 56% เท่านั้นที่อนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน แม้ว่านโยบายองค์กรจะเอื้อให้แล้วก็ตาม

อีกปัจจัยที่ Work from Home จะจำเป็นยิ่งขึ้นในอนาคต คือ กลุ่มพนักงานที่มีภาระดูแลผู้สูงอายุในครอบครัวจะมีสัดส่วนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ความต้องการการทำงานที่มีความยืดหยุ่นจึงเพิ่มมากขึ้นและยากจะหลีกเลี่ยง

คนที่อ่านถึงบรรทัดนี้ (ลอง) Work from Home หรือยังคะ?


ฝ่าวิกฤตโควิด-19 ด้วยความเข้าใจและรู้เท่าทันสถานการณ์จากบทความด้านล่าง

เรียนรู้จากต้นแบบ ‘การแบ่งปันพนักงาน’ ในจีน เทคนิคบริหารจัดการแรงงาน ช่วง ‘วิกฤตโควิด-19’

The COVID Economy : ส่อง GDP และวิบากกรรมในแต่ละอุตสาหกรรม

เคลียร์ให้ชัด ถ้าต้อง ‘ชัตดาวน์กรุงเทพฯ’ แผนรับมือ ‘การระบาดระยะที่ 3’ ที่ได้ผลควรเป็นอย่างไร?