‘อุตสาหกรรมไมซ์ MICE’ ดิ้นสู้โควิด ใช้เทคโนโลยี Virtual เปลี่ยนผ่านสู่ยุค ‘การประชุมและนิทรรศการออนไลน์’

304

อุตสาหกรรมไมซ์ MICE หรือธุรกิจการจัดประชุมและนิทรรศการตลอดเวลาที่ผ่านมาจนถึงปัจจุบัน สามารถสร้างรายได้เข้าสู่ประเทศไทยในแต่ละปีกว่า 1 แสนล้านบาท ซึ่งรายได้เข้าประเทศในอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวประเภทนี้ได้กระจายครอบคลุมไปยังแต่ละภูมิภาคทั่วประเทศ โดยเฉพาะในเมืองท่องเที่ยวสำคัญทั้งหลายของไทย

ทว่า ทันทีที่ วิกฤตการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 เกิดขึ้น อุตสาหกรรมไมซ์ MICE ก็ดูจะเป็นภาคธุรกิจแรกๆ ที่ได้รับผลกระทบอย่างหนัก ไม่แพ้อุตสาหกรรมการท่องเที่ยวและโรงแรมเลย เพราะด้วยมาตรการการควบคุมการแพร่เชื้อโควิด ทำให้มีกฎห้ามจัดงาน การประชุม นิทรรศการ หรืออีเวนต์ ที่เป็นการทำให้คนมารวมตัวกัน จนเกิดความเสี่ยงในการแพร่เชื้อโรคโควิด-19 นั่นเอง
และทางออกเร่งด่วนที่สามารถนำมาใช้ในการปรับเปลี่ยนภาคธุรกิจนี้ได้ทันที คือ เทคโนโลยีการประชุมและจัดนิทรรศการออนไลน์ โดยจัดให้เป็นแบบ Virtual ทั้ง Virtual Event และ Virtual Meeting Space หรือ VMS
โดยทาง สำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือ ทีเส็บ จะเป็นผู้สนับสนุนผู้ประกอบการในการปรับเปลี่ยนธุรกิจไปใช้เทคโนโลยีส่งเสริมการจัดงาน รวมถึงการเพิ่มทักษะความรู้ในการใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ให้ผู้ประกอบการไมซ์เพื่อฝ่าวิกฤตโควิด-19 ไปด้วยกัน

ทำความรู้จัก ‘Virtual Event’ เครื่องมือจัดอีเวนต์ในโลกออนไลน์ ทางรอดของการจัดงานไมซ์ ในช่วงโควิดระบาด

อย่างที่ทราบกันดีว่า สถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่า หรือ โควิด-19 ส่งผลให้งานไมซ์และอีเวนต์หลายงานต้องยกเลิกหรือเลื่อนออกไปอย่างไม่มีกำหนด ตามบทความที่ทางเว็บไซต์สาลิกาได้เคยนำเสนอไป

ไม่ว่าจะเป็น 2020 Tokyo Olympic ที่เพิ่งประกาศอย่างเป็นทางการว่าจะเลื่อนไปจัดในปี 2021 เทศกาลภาพยนตร์เมืองคานส์เลื่อนไปจัดในเดือนมิถุนายน เทศกาลดนตรี Cochella เลื่อนไปจัดในเดือนตุลาคม หรือเทศกาลระดับโลกอย่าง SXSW ที่ประกาศยกเลิกไปเป็นครั้งแรกในรอบ 40 ปี
และแม้ว่าผู้จัดงานจะไม่อยากยกเลิก แต่ด้วยข้อจำกัดของผู้ร่วมงานที่เดินทางไปร่วมงานไม่ได้ เพราะคำสั่งห้ามเดินทาง หรือความกังวลต่อสถานการณ์การแพร่เชื้อไวรัสโควิด-19 ก็ทำให้ต้องยกเลิกการจัดงานไปโดยปริยาย
ที่กล่าวมาคืองานขนาดใหญ่ แต่ถ้าเป็นงานขนาดกลางและเล็ก ยังมีหนทางที่ผู้จัดงานไมซ์สามารถจัดงานได้ แค่ต้องเปลี่ยนรูปแบบจากงานประชุมหรืออีเวนต์ที่ต้องพบปะกันต่อหน้า มาเป็นงานประชุมหรือสัมมนาออนไลน์ที่สามารถจัดได้หลายรูปแบบ
ไม่กี่ปีที่ผ่านมา การจัดอีเวนต์ในโลกออนไลน์ หรือ Virtual Event ได้รับความนิยมมากขึ้น ทั้งจากเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้น และประโยชน์จากการช่วยลดต้นทุนและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม
เพราะผู้มาร่วม Virtual Event สามารถเข้าร่วมงานได้โดยไม่ต้องเดินทางมายังสถานที่จัดงาน ลดปริมาณคาร์บอนจากการเดินทาง และลดขยะที่เกิดจากการจัดงาน
และในช่วงวิกฤตไวรัสระบาดเช่นตอนนี้ ผู้คนออกมาพบเจอกันไม่ได้ มันจึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะทำให้งานประชุมและงานอีเวนต์ต่างๆดำเนินต่อไปได้

เพราะหัวใจหลักของงานประชุมและอีเวนต์ออนไลน์คือ “เทคโนโลยี” คอนเทนต์ เน็ตเวิร์กกิ้ง (Networking) และผู้เข้าร่วมงานจะเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ ผ่านทางเทคโนโลยี ด้วยการรับชมและเป็นส่วนหนึ่งของงานผ่านการสตรีมมิ่ง (Streaming) หรือสามารถมีส่วนร่วมผ่านเครื่องมือที่ทำให้สามารถแสดงความคิดเห็น Survey หรือ Live Polling ได้

ตัวอย่างของอีเวนต์ที่จัดเป็น Virtual Event เช่น Salesforce World Tour Sydney Reimagined งานอีเวนต์ของแพลตฟอร์ม CRM อันดับต้นๆของโลก โดยในปีนี้ผู้จัดงานได้จัดงานอีเวนต์ออนไลน์เต็มรูปแบบเป็นครั้งแรกในออสเตรเลียและนิวซีแลนด์
คอนเทนต์ของงาน ตารางกิจกรรม อัปโหลดขึ้นในเว็บไซต์ของงาน ผู้เข้าร่วมงานสามารถรับชมวิทยากรพูดได้แบบเรียลไทม์ (Real-time)
หรือแบรนด์เสื้อผ้าชื่อดังอย่าง Armani ที่ต้องการเลี่ยงผู้คนจำนวนมากที่จะมาพบปะกันในงานแฟชั่นโชว์ที่มิลาน (Milan Fashion Week) ในช่วงไวรัสระบาด ก็ตกลงใจที่จะจัดแฟชั่นโชว์ในแบบ “ไลฟ์สตรีมมิ่ง” ให้ผู้ชมทั่วโลกรับชมคอลเล็กชันล่าสุดของแบรนด์ผ่านระบบออนไลน์
ขณะที่ Art Basel งานอาร์ตแฟร์ชื่อดังที่หลังจากประกาศยกเลิกงานที่ฮ่องกง ก็เปลี่ยนเป็นการจัดงานผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ในชื่อ ‘Online Viewing Room’ ให้ผู้เข้างานเปลี่ยนจากการเดินชมงานศิลปะ ณ ที่จัดงาน เป็นการชมงานผ่านระบบออนไลน์ Online Viewing Room นี้จะทำให้ผู้ชมมีส่วนร่วมกับแกเลอรี่ต่างๆจากทั่วทุกมุมโลก เป็นการยกระดับงานอาร์ตแฟร์ในอีกรูปแบบหนึ่ง
โดยแกเลอรี่ต่างๆ ยังสามารถแลกเปลี่ยนซื้อชิ้นงานผ่านนิทรรศการออนไลน์นี้ได้อีกด้วย ซึ่ง Art Basel ก็ยังสามารถคงรูปแบบเดิมเหมือนการจัดงาน ณ สถานที่จริง คือ เปิดให้แขก VIP เข้าชมในสองวันแรก และให้สาธารณชนล็อคอินแพลตฟอร์มดิจิทัลนี้ได้ในวันที่เหลือเมื่อ 20 – 25 มีนาคม ที่ผ่านมา

ต่อคำถามที่ว่า “จัดอีเวนต์ออนไลน์ ใช้เครื่องมืออะไรดี” บทความเรื่อง “เจาะลึกวิธีการจัดงานไมซ์ในโลกออนไลน์ ในช่วงการระบาดของโควิด-19” ที่จัดทำโดย MICE Intelligence Team (30 Mar 2020) ก็ได้ตอบคำถามนี้ไว้ชัดเจนว่า มีเครื่องมือมากมายที่ผู้จัดงานใช้เป็นตัวเลือกในการจัดงานได้ โดยอาจเลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้
  • Live Streaming ที่เป็นที่นิยมมาก ให้ผู้ชมได้รับชมวิทยากรหรือกิจกรรมต่างๆในงานได้ และผู้ชมเองก็แชร์สตรีมให้เพื่อนหรือบันทึกไว้ดูภายหลังได้ มีตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดไลฟ์สตรีมมิ่ง เช่น Facebook Live, YouTube Live, Livestream หรือ Periscope
  • Online Networking แม้จะเจอกันต่อหน้าไม่ได้ แต่ผู้เข้าร่วมงานยังมีโอกาสสร้างเน็ตเวิร์กกิ้งกันได้ โดยผู้จัดงานอาจใช้ตัวช่วยอย่างแอปพลิเคชัน WhatsApp, Slack หรือ Yammer ให้ผู้ร่วมงานได้พูดคุยกัน
  • Mobile Event Apps หรือแอปพลิเคชันอีเวนต์บนมือถือ ที่มีข้อมูลของงานอย่างครบถ้วน และมีเครื่องมือต่างๆ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานรับชมคอนเทนต์ หรือพูดคุยกับผู้เข้าร่วมงานคนอื่น ๆ ได้
  • Session Collaboration และ Live Polling เป็นการรวมเซสชั่นเข้าด้วยกัน และจัดไลฟ์โพลลิ่ง หรือเปิดให้ผู้เข้าร่วมงานออนไลน์ได้ร่วมโหวตในหัวข้อต่างๆในงาน โดยใช้แอปพลิเคชันบนมือถือช่วยให้ผู้ร่วมงานเข้าถึงโพลได้ตลอดทั้งงานอีเวนต์ เช่น Slido
  • Virtual Meetings เหมาะสำหรับงานประชุมหรืออีเวนต์ขนาดเล็ก เช่น อีเวนต์ภายในองค์กร

Virtual Meeting Space หรือ ติดอาวุธให้ อุตสาหกรรมไมซ์ MICE ฝ่าวิกฤต COVID-19

นอกเหนือจากเทคโนโลยีที่ใช้จัด Virtual Event แล้ว ยังมีเทคโนโลยี Virtual ที่ทาง ทีเส็บ แนะนำให้ผู้ประกอบการอุตสาหกรรมไมซ์ MICE ได้เรียนรู้ โดยแบ่งเป็น 3 กิจกรรม ได้แก่
  • Webinar หรือ การประชุมสัมมนาเสมือนจริงผ่านระบบออนไลน์
กิจกรรมนี้สำหรับผู้จัดงานและผู้ประกอบการไมซ์ที่ต้องการจัดประชุมสัมมนา ปรับเปลี่ยนมาใช้การจัดประชุมสัมมนาผ่านระบบออนไลน์ โดยทีเส็บจะดำเนินการด้านบริหารจัดการเรื่องการผลิต และการจัดเตรียมสตูดิโอสำหรับการไลฟ์ (LIVE) ให้กับผู้จัดงาน
รวมถึงการจัดเตรียมผู้ประสานงานทางเทคนิค การดูแลระบบระหว่างการไลฟ์ (LIVE) ซึ่งผู้จัดงานสามารถนำเสนอสไลด์ดิจิทัล (Slide Presentation) ขึ้นโชว์ควบคู่ไปพร้อมกับการประชุมสัมมนาหรือการพูดคุยได้ในเวลาเดียวกัน
นอกจากนั้น ยังสามารถแชร์ประสบการณ์ การพูดคุยร่วมกับวิทยากร การสอบถามแบบยกมือแสดงความคิดเห็น ตลอดจนการทำโพลแบบสำรวจ โดยรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้สูงสุดถึง 10,000 คนต่องาน

  • O2O (Offline to Online) หรือ การจัดงานแสดงสินค้าผ่านระบบออนไลน์
จะให้การสนับสนุนผู้จัดงานแสดงสินค้า บริหารจัดการแพลตฟอร์มออนไลน์ ผ่านการถ่ายทอดสดทางไลฟ์สตรีมมิ่งทั้งจากสตูดิโอหรือสถานที่ของผู้จัดงาน ครอบคลุมทั้งการร่วมวางคิว ผลิต ควบคุม และดูแลระบบระหว่างการถ่ายทอดสดผ่านไลฟ์สตรีมมิ่ง
ทั้งนี้ยังจัดเตรียมผู้ประสานงานทางเทคนิคให้แก่ผู้จัดงานแสดงสินค้าในทุกขั้นตอน ซึ่งผู้ร่วมแสดงสินค้าจะสามารถนำเสนอกิจกรรม สินค้าและบริการต่างๆ รวมถึงมีระบบการชำระเงินออนไลน์ที่สามารถเพิ่มยอดขายให้แก่ธุรกิจได้อีกด้วย

  • E-Learning Platform หรือศูนย์การเรียนรู้คอร์สฝึกอบรมออนไลน์สำหรับผู้ประกอบการไมซ์
เพื่อเพิ่มทักษะและทบทวนความรู้ (Upskills and Reskills) ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานได้ในช่วงที่งานได้รับผลกระทบ สามารถรองรับการทำงานที่ปฏิบัติจริงได้ทันที และเตรียมความพร้อมปูพื้นฐานการใช้เทคโนโลยีสำหรับผู้ประกอบการไมซ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยทีเส็บเปิดรับสมัครผู้ประกอบการไมซ์ที่สนใจจำนวน 250 ราย เข้าเรียนคอร์สฝึกอบรมออนไลน์ ผ่านแพลตฟอร์ม YourNextU จากสถาบัน Southeast Asia Center หรือ SEAC รวมทั้งสิ้น 6 หลักสูตร ได้แก่
  1. การบริหารโครงการ (Project Management)
  2. ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล (Interpersonnel Skills)
  3. การจัดการ (Management)
  4. การสื่อสาร (Communication)
  5. ความเป็นผู้ประกอบการ (Entrepreneurship)
  6. การใช้ดิจิทัล (Digital)
ทั้ง 6 หลักสูตรนี้มีกำหนดระยะเวลาเรียนออนไลน์ 6 เดือน ตั้งแต่เดือนพฤษภาคม-ตุลาคม 2563 โดยผู้เข้าเรียนจะได้รับประกาศนียบัตรรับรองจากทีเส็บ หากเรียนรายวิชาครบตามที่กำหนด
โดยโครงการ VMS จะให้การสนับสนุนตั้งแต่เดือนพฤษภาคม 2563 เป็นต้นไป สามารถสอบถามได้ที่ ฝ่าย MICE Intelligence และนวัตกรรม ทีเส็บ อีเมล [email protected]

จิรุตถ์ อิศรางกูร ณ อยุธยา ผู้อำนวยการสำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือ ทีเส็บ ฝากในตอนท้ายถึงอีกโครงการหนึ่งด้วยว่า

“นอกจากนี้ ทางทีเส็บยังได้เปิดตัว โครงการ “จัดประชุมอย่างไร ปลอดภัยไร้ COVID-19” ซึ่งทางทีเส็บจะให้การสนับสนุนงบประมาณ 30,000 บาท สำหรับสถานประกอบการไมซ์นำไปจัดทำแผน และจัดหาอุปกรณ์ตามมาตรการคัดกรองและป้องกันไวรัสโควิด-19 ตามแนวปฏิบัติควบคุมและป้องกันไวรัสโควิด-19 ของกระทรวงสาธารณสุข”

“และนำแนวทางปฏิบัตินั้นมาปรับใช้จริงในสถานที่จัดงานเพื่อสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้มาใช้บริการ อาทิ การติดตั้งอุปกรณ์ตรวจวัดอุณหภูมิ การตรวจวัดอุณหภูมิร่างกายก่อนเข้าร่วมงาน การตรวจประวัติของผู้ที่เข้ามาร่วมงาน การติดตั้งจุดล้างมือ จุดบริการแอลกอฮอล์ และการเว้นระยะห่างทางสังคม เป็นต้น”
“โครงการนี้เราคาดหวังว่าจะมีส่วนช่วยกระตุ้นและเตรียมความพร้อมให้ อุตสาหกรรมไมซ์ MICE ของประเทศไทย สามารถเดินต่อได้ทันที เมื่อสถานการณ์วิกฤตโควิด-19 คลี่คลาย”

ที่มา : บทความเรื่อง “เจาะลึกวิธีการจัดงานไมซ์ในโลกออนไลน์ ในช่วงการระบาดของโควิด-19” จัดทำโดย MICE Intelligence Team (30 Mar 2020) เผยแพร่ในเว็บไซต์ intelligence.businesseventsthailand.com


อัปเดตไอเดียใช้เทคโนโลยีและนวัตกรรมเป็นเครื่องมือ ฝ่าวิกฤตโควิด-19 ไปด้วยกัน

‘สมบัติผู้ดี’ ฉบับ Virtual Meeting

3 แพลตฟอร์มฟรี ที่เปิดให้ใช้ในช่วง Work from Home

เมื่อไวรัสโควิด-19 ผลักเด็กให้พึ่งพา ‘การเรียนออนไลน์’ การพลิกโฉมภาคการศึกษาโลกในอุดมคติ ควรเป็นอย่างไร?