หนึ่งในหลักการของการสร้างศักยภาพในการแข่งขันให้ธุรกิจ ต้องมาจากกระบวนการปรับเปลี่ยนภายในองค์กรที่วางอยู่บนพื้นฐาน ‘Lean Management’ ยิ่งในวันนี้เมื่อโลกธุรกิจก้าวสู่ความเป็นดิจิทัลแล้ว หลักการนี้ก็ได้รับการต่อยอดให้เป็น แนวทาง Digital Lean Management ที่มุ่งเน้นการนำเอาเทคโนโลยีดิจิทัลมาปรับใช้กับการเปลี่ยนแปลงองค์กร เพื่อให้รอดพ้นจากการถูกดิสรัปโดยเทคโนโลยี
ยิ่งในช่วงเวลานี้ เมื่อเกิดวิกฤตโรคระบาดครั้งใหญ่ แนวทาง Digital Lean Management ก็ยิ่งทวีความสำคัญในฐานะ “ทางรอด” และเครื่องมือที่ทุกองค์กรควรนำมาปรับใช้ โดยเลือกเอาเทคโนโลยีแห่งยุคที่เหมาะสม เช่น ระบบอัตโนมัติ หุ่นยนต์ AI มาปฏิวัติรูปแบบการทำงาน เพื่อบริหารทรัพยากรอย่างคุ้มค่า ขจัดความสูญเปล่า (Waste) อาทิ การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นต่าง ๆ (Unnecessary Motion) การรอคอย (Idle time / Delay) หรือการผลิตหรือกระบวนการปฏิบัติการที่มากเกินไป (Overproduction) เป็นต้น
รวมไปถึงการใช้เทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงความผิดพลาดในกระบวนการ เพิ่มผลิตภาพให้องค์กร สอดคล้องกับการปรับเปลี่ยนสู่ยุคอุตสาหกรรม 4.0 ที่จะดำเนินต่อหลังวิกฤตโควิด-19 คลี่คลายด้วย
Lean Management ปฐมบทแรกที่ทุกธุรกิจต้องทำความเข้าใจให้ถ่องแท้
แม้ว่า Lean ได้รับความสนใจจากทั้งองค์กรภาคการผลิต และภาคบริการมากมาย แต่ในอีกด้านหนึ่ง Digital Lean Management ก็ถือเป็นเรื่องใหม่สำหรับหลายๆองค์กร จำเป็นต้องอาศัยเวลาในการสื่อสารทำความเข้าใจ และเริ่มต้นนำไปปฏิบัติ การผลักดันกระบวนการผลิตแบบ Lean ให้เกิดขึ้นจริง จึงเป็นความท้าทายขององค์กรอย่างมาก
จำลักษณ์ ขุนพลแก้ว ผู้เชี่ยวชาญพิเศษด้าน Innovation สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ได้เขียนบทความ เรื่อง “Digital Lean มิติใหม่การผลิตยุค 4.0” เพื่อแนะนำแนวทางการขยับปรับตัวเข้าสู่ระบบการผลิตใหม่ในยุคอุตสาหกรรม 4.0. ซึ่งได้อธิบายแนวทางนี้ไว้เป็นขั้นตอนว่า
“2 องค์ประกอบที่สำคัญที่เข้ามาเติมเต็มและต่อยอดให้ แนวคิด Lean Management มีความก้าวล้ำนำหน้ามากขึ้นคือ Digital Technology และ Data Analytics เพื่อที่จะทำให้ Basic LEAN กลายเป็น Digital LEAN ในที่สุด”
“นอกจากนั้น ก่อนจะวางแผนนำแนวคิด Digital Lean Management มาใช้ ยังต้องทำความเข้าใจกับ ตัวการสำคัญที่นำสู่ความจำเป็นที่ต้องนำแนวคิด Lean มาปรับใช้ในการเปลี่ยนองค์กรนั่นคือ Waste หรือ ความสูญเปล่าสิ้นเปลือง ซึ่งในตำราการบริหารจัดการ ระบุไว้ว่า Waste ในองค์กร เกิดได้หลายส่วน ดังนี้
- D-Defect ความสูญเปล่าจากข้อผิดพลาดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่ถูกต้อง เอกสารไม่ครบ หรือคำแนะนำต่างๆที่ทำให้เกิดควาสับสน เข้าใจยาก
- O-Overproduction ความสูญเปล่าจากการทำอะไรก็ตามที่มากเกินไป การจัดทำรายงานหรือสำเนาที่มากเกินความจำเป็น ข้อความในอีเมล์ที่เยิ่นเย้อยืดยาดและยาวเกิน การปฏิบัติงานอะไรก็ตามที่ไม่ได้เป็นที่ต้องการของผู้รับบริการ (ไม่ได้ร้องขอ)
- W-Waiting ความสูญเปล่าจากการรอคอย อันเนื่องมาจากระบบงานโบราณไม่ทันสมัย การรอคอยข้อมูล การติดสินใจที่ล่าช้า ระยะเวลาในการทบทวนหรืออนุมัติที่ยาวนาน
- N-Not utilizing knowledge/skills ความสูญเปล่าอันเนื่องมาจากขาดความรู้ ความเข้าใจ ทักษะความสามารถที่จะทำงานนั้นให้ได้ดี หรือได้มาตรฐาน ตลอดรวมถึงไม่สามารถจัดสรรหรือใช้ความรู้ ความสามารถที่มีให้เกิดประโยชน์สูงสุด คำว่า “put the right man on the right job” หรือวางคนให้ตรงกับงาน เป็นตัวอย่างหนึ่งของความสูญเปล่าในลักษณะนี้ ในโลกยุค 4.0 องค์กรจำเป็นต้องเพิ่มเติมทักษะความสามารถใหม่ อาทิ ทักษะด้านดิจิทัล ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมให้สอดรับกับยุคดิจิทัล
- T-Transportation ความสูญเปล่าจากการส่งมอบ การจัดส่งเอกสารที่ไม่จำเป็นหรืออยู่ในรูปแบบเก่าๆไม่ทันสมัย เส้นทางการนำเสนอเอกสารเพื่อลงลายมือชื่อจากผู้มีอำนาจอนุมัติที่มีลำดับขั้นตอนมากเกินไป
- I-Inventory ความสูญเปล่าจากการจัดเก็บที่ไม่ดี มีงานเอกสารที่ส่งเข้ามาขอการรับรอง ตรวจสอบ ขออนุมัติ หรือขออนุญาตที่ค้างคาสะสมอยู่จำนวนมาก บางเอกสารที่จัดเก็บก็เกินจำเป็น อีกทั้งเอกสารจำนวนไม่น้อยต้องเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลานานรอการทำลาย ทำให้เปลืองพื้นที่และค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา
- M-Motion ความสูญเปล่าจากการเคลื่อนไหวในการทำงานของเจ้าหน้าที่ การทำงานในระบบราชการที่ทุกอย่างต้องใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ ทำให้ต้องมีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการรับส่งข้อมูลในแต่ละโต๊ะงานในแผนก/ฝ่ายเดียวกัน หรือการเดินส่งเอกสารข้ามแผนก/ฝ่าย ซึ่งมีน้ำหนักและจำนวนมากเกินความจำเป็น
- E-Excess processing ความสูญเปล่าจากขั้นตอนปฏิบัติที่ไม่ได้รับการปรับปรุงแก้ไข เคยทำมากี่ขั้นตอนในอดีตก็ยังคงทำครบทุกขั้นตอนในปัจจุบัน ทั้งๆที่บางขั้นตอนไม่มีความจำเป็นแล้ว นอกจากนั้นยังมีการแก้ไขงานซ้ำไปซ้ำมา การตรวจสอบและอนุมัติมากเกินไปในแทบทุกขั้นตอน
ผู้เชี่ยวชาญด้านนวัตกรรม ของสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ยังได้ให้เคล็ดลับ “สิบขั้นตอนง่ายๆ Lean ได้ทุกกระบวนการ” ไว้ด้วย
หนึ่ง : เข้าใจในคุณค่าที่ลูกค้าต้องการ (Understand Value)
โดยการกำหนดปัจจัยพื้นฐานแห่งการดำรงอยู่ในธุรกิจ และปัจจัยสำคัญแห่งชัยชนะใน เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังกับสิ่งที่เราส่งมอบตรงกัน
สอง : เลือกสินค้าหรือบริการที่ต้องการปรับปรุงให้ชัด (What is our Focus?)
จากกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่องค์กรมีอยู่ ซึ่งอาจแบ่งตามข้อกำหนดลูกค้า แบ่งตามปริมาณการผลิตสินค้าหรือแบ่งตามกระบวนการ
สาม : ลงพื้นที่ สำรวจตรวจสอบ เก็บข้อมูลจริง (Go to Gamba or Walk the Process)
ลงไปสังเกตการณ์พื้นที่การผลิตจริง พูดคุยสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน และเก็บข้อมูล อาทิ จำนวนสินค้าคงคลัง เวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน จำนวนคน ประสิทธิผลโดยรวมของเครื่องจักร และสภาพการผลิต
สี่ : เริ่มที่ความต้องการลูกค้า แล้วค่อยย้อนกลับมา (Work Backwards)
การเขียนแผนภาพจะเริ่มต้นจากขวามือสุดคือลูกค้า โดยระบุเงื่อนไข ระยะเวลา และความต้องการสินค้าและบริการ ผ่านช่องทางและวิธีการสื่อสารกลับมาที่ส่วนรับคำสั่งซื้อและแปลงเป็นแผนการผลิต ย้อนกลับไปที่ Suppliers
ห้า : แสดงกระบวนการหลัก ด้วยแผนภาพกระแสคุณค่า (Define the Basic Value Stream)
ระบุกระบวนการผลิตที่สำคัญ และสต็อกของสินค้าทั้งก่อนผลิต ระหว่างผลิต และหลังการผลิต รวมเรียกว่า Physical flow
หก : ระบุเวลาที่ใช้ไปในแต่ละขั้นตอน (Fill in Queue Times)
นำเวลาที่ใช้ในแต่ละกระบวนการ มาระบุลงในแผนภาพ อาทิ รอบเวลาการผลิต เวลาที่ใช้ในการปรับแต่งปรับตั้งเครื่อง เวลาเครื่องเสียหยุดซ่อม และเวลาที่ใช้ไปในการจัดเก็บสินค้าระหว่างกระบวนการ
เจ็ด : ระบุข้อมูลกระบวนการอื่นๆ (Fill in Process Data)
นำข้อมูลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับเวลา อาทิ ประสิทธิผลโดยรวมของเครื่องจักร คุณภาพชิ้นงานที่ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก และลักษณะการเคลื่อนย้ายสินค้า
แปด : ระบุกำลังคนที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน (Add smiley faces)
ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนที่ทำด้วยคน หรือทำด้วยเครื่องจักรก็ตาม ให้ระบุจำนวนคนที่ใช้ในขั้นตอนนั้นๆ
เก้า : จำแนกเวลาที่ใช้ในการสร้างคุณค่าแล้วคำนวณหาสัดส่วนต่อเวลารวม (Add the Value Added Percentage – %VA)
นำเวลาที่ใช้ในการผลิตจริง หารด้วยเวลาการผลิตรวมทั้งหมดและคูณด้วยร้อย จะทำให้เราเห็นได้ชัดว่าเวลาในการสร้างคุณค่าจริงๆคิดเป็นสัดส่วนร้อยละเท่าไรของเวลาทั้งหมด
สิบ : วิเคราะห์กระบวนการเดิม ค้นหาโอกาสการปรับปรุงใหม่ (Interpret the VSM) เป้าหมายของการนำแนวคิดและหลักการ Lean มาใช้เพื่อออกแบบกระบวนการใหม่ (redesign process) ให้มี อัตราส่วนมูลคาเพิ่ม (%VA) สูงที่สุด มีความสูญเปล่าหรือเวลาที่ไม่สร้างคุณค่าน้อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการลดคอขวดในกระบวนการ หรือสร้างสมดุลให้เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอน
“ขั้นตอนทั้ง 10 นี้ จะทำให้กระบวนการผลิตสามารถมองเห็น วิเคราะห์หาสาเหตุ และค้นหาโอกาสในการปรับปรุงให้ดีขึ้นกว่าเดิม โดยอาจเพิ่มเติมเทคโนโลยีใหม่ๆที่ทันสมัยทั้งที่เป็นระบบอัตโนมัติ การแสดงผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ จนไปถึงการนำ IoT และ AI เข้ามาใช้สำหรับโรงงานที่จำเป็น จะช่วยทำให้องค์กรนั้นขยับไปสู่ 4.0 ได้ไม่ยาก” ผู้เขียนบทความระบุในที่สุด
เมื่อวางแผน Lean องค์กรเรียบร้อย ก็ได้เวลาเดินหน้า Digital Lean Management เต็มสูบ
ต่อมา ผู้เขียนบทความอธิบายต่อว่า ถ้าองค์กรใดอยากจะก้าวต่อไปอย่างสง่างาม คงเป็นไปได้ยากที่จะเพิกเฉยหรือมองข้ามความสำคัญของ Digital Technology และเก้าเทคโนโลยีที่จะมีบทบาทอย่างมากทำให้องค์กรที่เน้นระบบงานมาตรฐาน (Standard) กลายเป็นองค์กรที่ชาญฉลาด (Smart) ขึ้นมาทันที ด้วยการเรียนรู้แล้วเลือกใช้ให้เหมาะสมกับความจำเป็นขององค์กร ดังต่อไปนี้
- หุ่นยนต์และระบบอัตโนมัติ (Autonomous Robot)
มีทั้งในแบบที่นำมาทดแทนคน ในงานเสี่ยงภัยและมีอันตรายสูง งานที่ต้องใช้แรงและกำลังมากซี่งอาจทำได้ยากเพราะความเหนื่อยล้าของคน งานซ้ำๆที่ต้องการความเที่ยงตรงแม่นยำสูง
โดยการพัฒนาคนให้มีศักยภาพและความสามารถในการโปรแกรมสั่งการ และควบคุมอุปกรณ์เหล่านี้ให้ทำงานสอดประสานกัน ปูทางสู่การทำงานในลักษณที่คนจะทำงานร่วมกับหุ่นยนต์แบบเข้าไม้เข้ามือกัน หรือที่เรียกว่า CoBot นั่นเอง
- ระบบจำลองสถานการณ์ (Simulation)
การดำเนินการใดๆที่มีความเสี่ยง และอาจเกิดผลได้ในหลากหลายรูปแบบตามเงื่อนไข สถานการณ์ และตัวแปรมากมายที่อาจควบคุมไม่ได้ทั้งหมด การสร้างแบบจำลองเพื่อประเมินสถานการณ์ เพื่อกำหนดรูปแบบและวิธีการรับมือล่วงหน้าเป็นสิ่งที่ควรทำและจำเป็นมากขึ้นในอนาคต เพราะคนไม่สามารถควบคุมทุกอย่าง
- การบูรณาการระบบองค์กรทุกทิศทาง (Vertical and Horizontal Integration)
การใช้ ERP ในกระบวนการทำงานหลัก (Core process) ที่ให้ความสำคัญกับการบัญชีและการเงินโดยลำพังอาจไม่เพียงพอ เมื่อระบบงานใหม่จะต้องครอบคลุมระบบงานย่อยๆอื่นๆ รวมถึงระบบสนับสนุนต่างๆเข้าไว้ด้วยกันด้วย ระบบองค์กรที่ไม่เกี่ยวข้องกับการเงิน อาทิ HRD Strategy CRM และอื่นๆจะต้องเชื่อมโยงเข้าหากัน
- อินเทอร์เน็ตทุกสรรพสิ่ง (Internet of Thing) หรือ M2M (Machine to Machine)
เมื่ออุปกรณ์ต่างๆในอนาคตจะเหมือนมีชีวิต เพราะสามารถเชื่อมโยง สื่อสาร และรายงานสถานะของตัวเองแบบเรียลไทม์ ต่อไปอนาคตของการทำงานจึงไม่ใช่แค่ Anywhere anytime แต่เพิ่มเติมด้วย any devices ด้วย
- ความปลอดภัยไซเบอร์ (Cyber Security)
เมื่อโลกจริงและโลกเสมือนเริ่มเข้าใกล้และกลายเป็นโลกเดียวกัน รหัส (Code) จึงกลายเป็นกุญแจสำคัญในการเข้าออก ความมั่นคงปลอดภัยในระบบจึงต้องได้รับการดูแลป้องกันหลายชั้นมากขึ้น
- การประมวลผลผ่านคลาวด์ (Cloud computing)
ทุกวันนี้ผู้คนมากมายเข้าถึงและดึงข้อมูลมาใช้ประโยชน์ โดยที่ไม่ต้องสนใจว่าข้อมูลจัดเก็บที่ใด Server ตั้งอยู่ที่ไหน ศูนย์ข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีผู้เชี่ยวชาญดูแลเฉพาะ ช่วยให้องค์กรเล็กๆอย่าง SMEs เบาใจได้ ในราคาที่ไม่มีทางทำได้เอง
- การขึ้นรูปแบบผลิตอย่างรวดเร็ว (Additive manufacturing)
ลองนึกถึงการขึ้นรูปชิ้นงานแบบรวดเร็ว การผลิตจำนวนน้อย ความยืดหยุ่นในการปรับแก้แบบ และการประหยัดวัตถุดิบ 3D Printing จากวัสดุต่างๆที่เลือกได้ตามต้องการจึงเป็นทางเลือกจากทางหลักเดิมๆ
- ระบบเสมือนจริงและความจริงเสมือน (Augmented / Virtual Reality)
เมื่อเดินไปสำนักงานขายอาคารชุดซักแห่ง เพื่อดูห้องตัวอย่างที่จัดวางเฟอร์นิเจอร์ไว้แล้ว จะดีกว่าไหมถ้าเราสามารถมองเห็นห้องตัวอย่างที่สามารถเปลี่ยนแบบห้องได้หลากหลาย มองวิวออกมานอกหน้าต่างแล้วเหมือนวิวจริงที่มองออกมาจากห้องชั้น 30 ในทิศตะวันตก หรืออื่นๆตามที่เราคิดฝันไว้
- การวิเคราะห์ข้อมูลและปัญญาประดิษฐ์ (Data analytics / AI)
ทุกวันนี้เราจะเห็นผู้ค้าสามารถสร้างผู้ช่วยในการขาย เพื่อมาตอบคำถาม และให้ข้อมูลตามที่ร้องขอจากลูกค้าได้เอง ผ่านเฟซบุ๊ก ไลน์ และช่องทางออนไลน์ต่างๆ ด้วยการสร้างชุดคำถาม-คำตอบ และคลังความรู้ใหม่ๆตลอดเวลาด้วย ChatBot ซึ่งมาปูพื้นฐานให้เราเข้าใจคำว่า AI หรือ ปัญญาประดิษฐ์ได้ง่ายขึ้น
ที่มา : บทความเรื่อง “Digital Lean มิติใหม่การผลิตยุค 4.0” โดย จำลักษณ์ ขุนพลแก้ว ผู้เชี่ยวชาญพิเศษด้าน Innovation สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
