ผ่านมาช่วงเวลาหนึ่งแล้วที่บริษัทต่างๆ ได้เปิดทดลองการทำงานระยะไกลครั้งใหญ่ที่สุดในโลก
สำหรับบางบริษัทนั้น ความเปลี่ยนแปลงนี้ค่อนข้างราบรื่น เนื่องจากมีพนักงานทำงานแบบดิจิทัลกระจายอยู่แล้ว แต่สำหรับบริษัทบางแห่ง นี่เป็นการทดลองต่อเนื่อง ต้องพยายามให้พนักงานทำงานระยะไกลได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ขณะเดียวกันก็ปกป้องพนักงานจากโควิด-19 ไปในตัว แต่อย่างไรก็ตาม พนักงานหลายบริษัทก็ยังต้องเข้าออฟฟิศอยู่
ดังนั้น สิ่งที่จะยังคงอยู่ต่อไปคือ การทำงานแบบไฮบริด ที่รวมรูปแบบการทำงานระยะไกลในแบบที่แตกต่างกัน กับการมาทำงานในสถานที่นั้นๆ แบบดั้งเดิม
เพื่อช่วยให้องค์กรปรับตัวเข้ากับวิธีการทำงานระยะไกลแบบ New normal และทำธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง นี่เป็นข้อมูลเชิงลึกของ Vertiv ธุรกิจบริการด้านโครงสร้างพื้นฐานซึ่งเรามีฐานลูกค้าอยู่ในหลายประเทศ และมีสำนักงานในภูมิภาคอาเซียน ทั้งสิงคโปร์ มาเลเซีย ไทย เวียดนาม และฟิลิปปินส์
แนะแนว Work From Anywhere จากการปฏิบัติจริงของชาว Vertiv
Vertiv เริ่มให้พนักงานทำงานระยะไกลตั้งแต่ปี 2018 เมื่อเกิดการแพร่ระบาดของโควิด-19 เราก็แยกทีมงานตั้งแต่ช่วงปลายเดือนมกราคม เพื่อให้พนักงานของเราปลอดภัยและมั่นใจได้ว่าสามารถรักษาการส่งมอบงานให้ลูกค้าได้โดย
- ทำให้ทุกคนคุ้นเคยกับการประชุมผ่านวิดีโอ
- ใช้เครื่องมือดิจิทัลทำงานร่วมกันในแบบอื่นๆ
- ให้แนวทางการปฏิบัติงานสำหรับพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน
- ให้คำแนะนำสำหรับผู้จัดการเพื่อช่วยรักษาขวัญและกำลังใจในการทำงาน
รวมเคล็ดลับที่จะช่วยให้บริษัทของคุณปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลแบบใหม่ได้ดียิ่งขึ้น
เปิดรับข้อเสนอแนะเรื่องการทำงานระยะไกลจากสายงานต่างๆ
เพื่อให้การทำงานระยะไกลเป็นมาตรฐานใหม่ คุณควรรับข้อเสนอแนะจากหลายสายงาน จากแผนกต่างๆ เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หน่วยธุรกิจอื่นๆ หรือหากดูที่ Vertiv พันธมิตรทางธุรกิจฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ HR เป็นผู้นำในการจัด workshop สำรวจความคิดเห็นและความต้องการทางธุรกิจ
ปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา:
ข้อกำหนดทางธุรกิจและข้อกำหนดจากลูกค้า
ลักษณะงานที่จะดำเนินการและหน้าที่สำคัญ
วัฒนธรรมและขั้นตอนการทำงานระดับภูมิภาค
เครื่องมือดิจิทัลที่จำเป็น
ความต่อเนื่องทางธุรกิจและความปลอดภัย
- เคลื่อนที่อย่างรวดเร็วท่ามกลางสภาวะที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
คุณอาจจะต้องขยายเครือข่ายอย่างรวดเร็วในช่วงนี้ ทรัพยากรบุคคลของคุณจึงอยู่ในจุดที่เหมาะสมที่สุดที่จะองค์กรจะเผยแพร่ขั้นตอนการทำงานใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่า พนักงานมีความสะดวกสบาย มีเทคโนโลยีที่จำเป็นไว้ใช้งาน และเข้าใจกระบวนการใหม่ๆ นั้นเป็นอย่างดี
และเมื่อมีมาตรการใหม่เกิดขึ้น บริษัทควรจัดตั้งทีมเพื่อดูแลความต่อเนื่องทางธุรกิจ อาทิ การให้พบปะกันทุกวัน อภิปรายความคืบหน้า ชี้เฉพาะประเด็น และร่วมกันวางแผนงานที่สำคัญต่อภารกิจ
- สื่อสารกับพนักงานด้วยความเห็นอกเห็นใจ
ความเปลี่ยนแปลงด้านการปฏิบัติงานครั้งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง พนักงานต้องการเวลาในการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์และกระบวนการใหม่ ทั้งยังต้องการความมั่นใจด้วยว่า ผู้จัดการเข้าใจความท้าทายที่พนักงานเผชิญ และจะอดทนเมื่อพวกเขาปรับตัว โดยผู้นำหรือทีมบริหารต้องสื่อสารตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้งก็ต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจและความโปร่งใสเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ
- พัฒนาข้อเสนอด้านคุณค่าของพนักงาน
การอำนวยความสะดวกให้พนักงานทำงานจากระยะไกลนั้น ได้รับแรงผลักดันจาก วิกฤตด้านสุขภาพ แต่ตอนนี้อยู่ในช่วงที่ให้เครื่องมือที่มีค่า เพื่อช่วยดึงดูด พัฒนา และรักษาพนักงานในระยะยาว โดยทาง Vertiv มองว่า การทำงานจากที่บ้านเป็นทั้งเครื่องมือในการสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมและการรักษาพนักงานที่สำคัญ
- สร้างชุดเครื่องมือเพื่อช่วยงานระยะไกล
ให้วางขั้นตอนเพื่ออำนวยความสะดวกอย่างเป็นมาตรฐาน เช่น เวลาเข้างาน แพ็กเกจเทคโนโลยีและบริการที่สามารถเร่งการเปลี่ยนแปลงได้ เดสก์ท็อปเสมือนจริง ซึ่งเปิดการใช้งานแบบหนึ่งต่อหลายคนเพื่อช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของทีมไอที และเพื่อให้เคลื่อนย้ายข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว Vertiv ให้พนักงานนำอุปกรณ์กลับบ้าน และเร่งแผนการปรับใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน เพื่อให้ทุกคนมีเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแบบเดียวกัน
นอกจากนี้ บริษัทหลายแห่งยังใช้บริการคลาวด์ในการสำรองข้อมูลออนไลน์ การกู้คืนความเสียหาย ตลอดจนบริการ Desktop as a service (DaaS) วิธีการเหล่านี้จึงนำไปปรับใช้ในองค์กรของคุณได้ เพื่อเพิ่มความมั่นใจว่าธุรกิจจะไม่สะดุด
- พิจารณา-จัดการความเปลี่ยนแปลง
การพัฒนาแผนการจัดการการสื่อสารและการเปลี่ยนแปลงให้สมบูรณ์แบบ ระหว่างการปฏิบัติงานอาจมีบางส่วนในองค์กรเป็น ‘คนที่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง’ ซึ่งอาจรวมถึงทีมผู้บริหารที่คุ้นเคยกับการติดต่อแบบตัวต่อตัวกับพนักงานและลูกค้าได้ เช่น พิจารณาการทำงานระยะไกลว่า ทำไปทำไม เพื่ออะไร และอย่างไร ผู้นำองค์กรจึงต้องสื่อสารเกี่ยวกับกระบวนการทำงานใหม่ การควบคุม ผลลัพธ์ที่ต้องการ และให้รายงานกลับไปหากมีวิธีการแก้ไขปัญหาหรือวิธีการปรับปรุงกระบวนการที่ดีกว่า
- วางแผน disruption
ในขณะที่พนักงานใช้เครื่องมือและวิธีปฏิบัติใหม่ๆ ก็จะมีความท้าทาย ดังนั้น ผู้จัดการ พนักงานไอที และสมาชิกในทีมที่มีความรอบรู้ด้านเครื่องมือสามารถช่วยแก้ปัญหาทางเทคโนโลยีได้ หรือการสร้างเอกสารเพื่อบอกเคล็ดลับใหม่ๆ แบ่งปันแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยที่ดีที่สุด หรืออาจเพิ่มเวลาทำงานสำหรับแผนกบริการ และเมื่อเกิดปัญหา เช่น ติดขัดด้านการเชื่อมต่อ แต่มีเอกสารที่ให้เคล็ดลับไว้หรือมีแผนกบริการให้ความช่วยเหลือก็จะแก้ปัญหาได้เร็วยิ่งขึ้น
- ปฏิบัติต่อพนักงานอย่างเท่าเทียมกัน
บริษัทส่วนใหญ่มีพนักงานที่มีหน้าที่ต้องเข้าทำงาน เช่น พนักงานสายการผลิต ผู้จัดการ ทีมรักษาความปลอดภัยทางกายภาพ พนักงานจัดส่งที่ไม่สามารถทำงานแบบผ่านหน้าจอได้ ฯลฯ ผู้นำองค์กรจึงควรสร้างข้อเสนอด้านมูลค่าบริษัทว่า เป็นบริษัทที่แสดงออกถึงความเป็นห่วงเป็นใยในด้านความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน และอย่าลืมสื่อสารสิ่งที่คุณกำลังทำเพื่อส่วนรวมและการให้ความสำคัญกับพนักงานทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน
- พิจารณาบุคคลเป็นรายคน
พนักงานจะมีช่วงเวลาที่ท้าทายในการสร้างสมดุลระหว่างงานและครอบครัว การประชุมทางโทรศัพท์ที่มีเสียงเด็กและสุนัขเห่านั้น กลายเป็นส่วนหนึ่งของ New Normal ซึ่งผู้บริหาร เพื่อนร่วมงานควรแสดงความเข้าอกเข้าใจขณะที่พนักงานกำลังปรับตัว
หากประเมินแล้วว่า พนักงานคนใดมีทีท่าไม่ค่อยดี ผู้จัดการควรเช็คอินผ่านการประชุมแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีม และวางระเบียบของบริษัทในการประชุมทางวิดีโอเพื่อช่วยลดความตึงเครียด เช่น บางบริษัทตั้งเวลาดื่มกาแฟและจิบค็อกเทลเสมือนจริง เพื่อสร้างบรรยากาศผ่อนคลายและเพิ่มความสนิทสนมกัน
ในขณะที่ทำงานจากที่บ้านนี้ หนึ่งในความต้องการขั้นพื้นฐานของเราในฐานะมนุษย์คือ การเชื่อมต่อทางสังคมกับผู้อื่น เพื่อความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของที่นั่น เมื่อองค์กรกำหนดอนาคตของการทำงานใหม่ องค์กรจะต้องสร้างสมดุลระหว่างการบรรลุผลลัพธ์ทางธุรกิจผ่านการทำงานงานระยะไกลและรักษาวัฒนธรรมของการเชื่อมต่อและการเป็นหนึ่งอันเดียวกันเข้าด้วยกัน
- มอบความยืดหยุ่น
ในระหว่างขั้นตอนเบื้องต้นของการเริ่มการทำงานระยะไกลนั้น มักจะมีการโต้แยกด้านการตั้งสมมติฐาน ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว พนักงานจะมีความต้องการที่หลากหลาย ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ และบริษัทก็จะต้องพร้อมทบทวนปรับเปลี่ยนการทำงานระยะไกลให้ได้
ประเด็นสำคัญคือ เมื่อสอนให้คนทำงานจากที่บ้าน ก็จะเกี่ยวพันกับ กิจกรรมการทำงาน ไม่ใช่สถานที่ ดังนั้น ลูกค้าภายในและภายนอกย่อมต้องการการโต้ตอบ ซึ่งพวกเขาก็ควรที่จะได้รับการตอบสนองและการบริการที่ทันเวลา
และสุดท้าย เรามุ่งมั่นที่จะช่วยพนักงานปรับตัวให้เข้ากับแนวคิดที่ว่า “งานคือสิ่งที่ฉันทำ ไม่ใช่สถานที่ที่ฉันอยู่”
เรื่อง : Paul Churchill, Vice president of Southeast Asia, Vertiv
บทความด้านการพัฒนาทักษะดิจิทัลและกระชับความสัมพันธ์ของทีมงานในสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป
Virtual Desktop คืออะไร มีประโยชน์อย่างไรสำหรับคนทำงานในภาวะวิกฤต
บูรณาการองค์ความรู้ด้วย ‘โซลูชันที่ Collaborate กันได้’ คือวิถี New Normal ที่เวิร์ค
