หากปีที่ผ่านมา คุณรู้สึกว่าชีวิตยุ่งเหยิงเกินไป ทำอะไรไม่สำเร็จดังใจ ไอเดียเจ๋งๆ หลายอย่าง กลับลืมอย่างน่าเจ็บใจ นั่นอาจเป็นเพราะคุณขาดการวางแผนชีวิตที่ดี และไม่ได้นำเทคโนโลยีอย่างแอปพลิชั่นต่างๆ ที่จะมาเป็นผู้ช่วยในการจัดระเบียบชีวิตคุณให้ง่ายและราบลื่นมากขึ้น จะชีวิตส่วนตัวหรือชีวิตทำงานในปีฉลูก็สะดวกสบายขึ้นเยอะ พร้อมลาขาดความวุ่นวายต่างๆ เมื่อใช้แอปพลิเคชั่นเด็ดเหล่านี้เป็นผู้ช่วย
ไม่ใช่เรื่องผิดปกติแต่อย่างใดกับการจดรายการสิ่งที่คุณต้องทำลงบนกระดาษ/สมุดบันทึก แต่การใช้เครื่องมือดิจิทัลนั้นก็มีประโยชน์มากมายที่คุณไม่อาจมองข้ามได้เช่นกัน “แอปฯ รายการสิ่งที่ต้องทำ” ช่วยให้คุณทำทุกอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จะลากและวางงานเพื่อจัดลำดับใหม่ จะเปลี่ยนลำดับความสำคัญหรือวันที่ครบกำหนดก็ทำได้ในคลิกเดียว หรือจะแนบบันทึกย่อกับงาน พร้อมความคิดหรือมุมมองเพิ่มเติมก็ได้
โดยแอปฯ รายการสิ่งที่ต้องทำที่ดี จะช่วยตัดทอนความทรงจำที่ไม่จำเป็นออกจากหน่วยความจำในสมองของคุณ เมื่อมีความคิดใดๆ ผุดพรายขึ้นมาในหัวของคุณ และคุณต้องการที่จำมันให้สำเร็จลุล่วงในทันทีทันใด แอปฯ ประเภทนี้จะทำให้คุณบันทึกไอเดียนั้นๆ ไว้ได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นหากคุณจะลืมมันไปก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไร และเอาเวลาที่เหลือไปทำในสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ต่อไป โดยไม่ต้องครุ่นคริดหรือกังวลใจว่าความคิดนั้นจะหลุดลอยไปจากความทรงจำ
ทั้งนี้ แอปฯ รายการสิ่งที่ต้องทำมีอยู่ไม่กี่แอปฯ ที่โดดเด่นว่าดีกว่าแอปฯ อื่นๆ ตัวอย่างเช่นมีแอปฯ มากมายที่ยอดเยี่ยมสำหรับแอนดรอยด์ แต่แอปฯ เหล่านี้ไม่ได้ให้ผลดีเมื่อคุณใช้งานบนแล็ปท็อปและจำเป็นต้องบันทึกงานอย่างรวดเร็ว เราจึงมองหาแอปฯ ที่คุณสามารถเข้าถึงได้ดีทั้งบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ ขณะเดียวกันเรายังดูด้วยว่าแอปฯ เหล่านี้ช่วยคุณจัดระเบียบและจัดการงานของคุณได้อย่างไร เท่านั้นยังไม่พอ เราได้พิจารณาเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน เช่น เครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันรายการสิ่งที่ต้องทำกับคนอื่นๆ รวมถึงเรายังมองหาแอปฯ ที่เหมาะกับโปรไฟล์ผู้ใช้ที่แตกต่างกัน เช่น คนที่ปฏิบัติตามวิธีการจัดระเบียบ Getting Things Done (GTD) ซึ่งเป็นแนวคิดที่ช่วยให้สามารถบริหารจัดการงานหรือสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเปลืองพลังงานสมอง แอปฯ OmniFocus 3 และ Toodledo ก็เป็นตัวเลือกที่ดี ส่วนคนที่ชอบเขียนงานโดยใช้กระแสความสำนึก (Stream of Consciousness) ซึ่งเป็นวิธีในการเล่าสิ่งที่อยู่ภายในใจ ภายในความคิดออกมา การใช้แอปฯ Workflowy ก็เหมาะควร
ที่สำคัญ มีคุณสมบัติบางประการที่จำเป็นต้องมีในแอปฯ รายการสิ่งที่ต้องทำ โดย 3 อันดับแรก ได้แก่ ก่อนอื่นคุณต้องชอบการออกแบบและอินเทอร์เฟซของแอปฯ นั้นอย่างจริงจัง ลองคิดดูสิว่าคุณจะทำสิ่งต่างๆ ให้ลุล่วงได้อย่างไร หากคุณต้องทนมองแอปฯ ที่น่าเกลียด แอปฯ ที่ออกแบบมาขัดหูขัดตาคุณไปเสียทุกสิ่งอย่าง แต่ถ้าหากคุณชอบมันก็จะเป็นด่านแรกที่แสดงให้เห็นว่าคุณมีแนวโน้มที่จะใช้งานมันจริงๆ เพราะเห็นแล้วก็อยากจะเปิดมาใช้ มาบันทึก ต่อมาคือ แอปฯ ประเภทนี้จะมาพร้อมกับเครื่องมือและคุณสมบัติในการจัดระเบียบงานและบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ โดยคุณลักษณะเหล่านี้จำเป็นต้องตรงกับวิธีที่คุณคิด ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นคนคิดหรือนึกอะไรเป็นภาพและสีสัน คุณอาจเห็นว่าแอปที่บันทึกรายการต่างๆ ด้วยสีต่างๆ เป็นสิ่งสำคัญ แต่หากคุณเป็นคนที่มุ่งเน้นการทำงานตามกำหนดเวลา คุณอาจต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถจัดเรียงงานตามวันที่เดดไลน์ได้หรือไม่ หรือจัดวางไว้ในมุมมองปฏิทิน หรือหากคุณเป็นคนขี้ลืม คุณอาจต้องการแอปฯ ที่สามารถส่งการแจ้งเตือนจำนวนมากบนอุปกรณ์ต่างๆ ของคุณ
สุดท้าย เป็นเรื่องดีเสมอที่มีตัวเลือกในการสร้างรายการร่วมกันเพื่อการใช้งานภายในบ้าน รายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับการทำงานร่วมกันหมายความว่า คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกคนอื่นในครอบครัวหรือติดตามว่าใครซื้อสินค้าและข้าวของเครื่องใช้จากรายการซื้อของที่ใช้ร่วมกัน ขณะที่ในทางธุรกิจแอปฯ ที่มีคุณสมบัติการจัดการงานร่วมกัน จะช่วยทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นและโปร่งใสมากขึ้นด้วย
ต่อไปนี้คือแอปฯ To-Do List ท่ี่ควรค่าแก่การดาวน์โหลดมาใช้งานในปี 2021 ลองเลือกที่ใช่และตรงกับพฤติกรรม รูปแบบการใช้ชีวิต และการทำงานของคุณดู อย่างแอปฯ ฟรีระดับแถวหน้าอย่าง Todolist, Asana, Remember the Milk, Workflowy และ TickTick เป็นต้น ที่ล้วนแต่มีจุดร่วมที่เหมือนกันคือใช้งานง่าย และจัดวางโครงสร้างของแอปฯ ได้ดี แต่หากเวอร์ชั่นฟรียังไม่หนำใจ เพราะมีข้อจำกัดในการใช้งานบางอย่าง การจ่ายเงินอัพเกรดไปใช้เวอร์ชั่นพรีเมี่ยม ก็จะทำให้คุณจดบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างละเอียดและหลากหลายมากขึ้น เช่น Todolist Premium จ่ายเพิ่มเพียง 3 ดอลลาร์สหรัฐ/เดือน (ราว 90 บาท) หากใช้ 1 ปี และ 4 ดอลลาร์สหรัฐ/เดือน (ราว 120 บาท) หากใช้เป็นรายเดือน ก็จะทำให้คุณใช้งานบันทึกเพิ่มจากเดิม 80 รายการ/โครงการ เป็น 300 รายการ/โครงการ และเพิ่มจำนวนคนในโครงการจากสูงสุด 5 คน เป็นสูงสุด 25 คน, มีฟีเจอร์คอยเตือน และการจัดการงานที่ปรับแต่งเฉพาะบุคคล ช่วยจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของงานและโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป เป็นต้น
ขณะที่แอปฯ ประเภทนี้แต่ละแอปฯ ก็จะมีความโดดเด่น เงื่อนไขและข้อจำกัดที่แตกต่างกันไป เช่น Todoist ทำงานได้ดีที่สุดในกลุ่มคนกลุ่มเล็กๆ การจัดการงานที่ค่อนข้างไม่ซับซ้อนในขณะที่ Asana ดีกว่าสำหรับการจัดการการทำงานเป็นทีมในเชิงลึกมากขึ้น ประเภทของงานที่เปลี่ยนไประหว่างกระบวนการทำงานที่ผ่านหลายมือและผ่านหลายๆ ขั้นตอนก่อนที่จะเสร็จสมบูรณ์
นอกจากนี้ยังมีแอปฯ ประเภท “Project Management Software” ที่จะทำให้การบริหารโครงการต่างๆ สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ลองนึกดูว่าคุณกำลังสร้างบ้านสักหลัง ซึ่งเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน งานบางอย่างต้องทำตามลำดับที่กำหนด คุณไม่สามารถติดตั้งหน้าต่างได้หากคุณยังไม่ได้ก่อผนัง คุณอาจมีช่างหลายสิบคนช่วยคุณสร้างบ้านและคุณต้องรู้ว่าวันไหนที่จะมีช่างมาเทฐานราก ก่ออิฐถือปูน ปูกระเบื้องและอื่นๆ ดังนั้นวิธีติดตามงานทั้งหมดที่ต้องทำในโครงการที่ซับซ้อนเช่นนี้ การใช้ซอฟต์แวร์จัดการโครงการจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่ง
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นแอปฯ ออนไลน์ ที่ทำงานร่วมกันประเภทหนึ่งที่ทุกคนที่ทำงานในโครงการสามารถดูได้ว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ ทำเมื่อไหร่ และแต่ละงานจะเสร็จทันเวลาที่กำหนดหรือไม่ ทุกคนจะเห็นว่างานใดที่ได้รับมอบหมายบ้าง รวมถึงเวลาที่จะเริ่มทำงาน ผู้จัดการโครงการและคนที่มอบหมายงานสามารถเห็นสิ่งที่ต้องทำ ใครกำลังวว่างอยู่และต้องรับงานนั้นไปทำ ทุกคนที่เกี่ยวข้องให้ข้อมูลอัปเดตความคืบหน้าเกี่ยวกับงานของตัวเองตามความจำเป็น และรายงานผลเมื่อเสร็จสิ้น
แอปฯ การจัดการโครงการช่วยให้คุณติดตามโครงการได้เกือบทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นการเปิดตัวแคมเปญการตลาดการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ การสร้างบ้าน สร้างเว็บไซต์ โดยทั่วไปทีมที่ใช้แอปฯ การจัดการโครงการจะติดตามมากกว่าหนึ่งโครงการในแต่ละครั้ง ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ทราบว่าจะจัดตารางงานเมื่อใดโดยพิจารณาจากเวลาที่ต้องทำสิ่งต่างๆ และทรัพยากรบุคคลที่พร้อมจะทำงานแต่ละอย่าง
ทั้งนี้ แอปฯ การจัดการโครงการที่ดีที่สุด จะช่วยให้ทีมจัดการกับปัญหาที่พบบ่อย เช่น งานที่กำลังจะหลุดเดดไลน์ โดยส่งเสียงแจ้งเตือนก่อนที่จะถึงกำหนดส่ง และเสนอให้จัดตารางเวลาใหม่โดยอัตโนมัติ สำหรับงานอื่นๆ ที่ได้รับผลกระทบจากการเลื่อนเดดไลน์นั้นๆ
แอปฯ ประเภทนี้จัดทำรายงานที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อให้ผู้จัดการทราบว่าสมาชิกในทีมคนไหนทำงานที่มีอยู่บนหน้าตักของพวกเขามากเกินไปหรือน้อยเกินไป หลายแอปฯ ให้คุณติดตามงบประมาณโครงการและช่วยให้คุณสามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ตามเวลา สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องรู้เกี่ยวกับแอปฯ การจัดการโครงการซึ่งต่างจากแอปฯ การจัดการงานประเภทอื่นๆ ก็คือ มันเป็นแอปฯ สำหรับการจัดการโครงการ อาจฟังดูเป็นเรื่องน่าเบื่อแหละ แต่มันสำคัญมาก
แอปฯ ประเภทนี้ที่พลาดไม่ได้ก็คือ LiquidPlanner, TeamWork, Zoho Projects, ProofHub, Wrike, Redmine, TeamGantt และ GanttPro ซึ่งล้้วนแล้วแต่ได้รับคำนิยมจากผู้ใช้งานส่วนใหญ่ แต่อาจมีรายละเอียดและจุดเด่นที่แตกต่างกันออกไป
ยกตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณต้องการจัดการและติดตามโครงการ 2-3 โครงการ แต่คุณไม่ค่อยกังวลกับการจัดตารางเวลาของพนักงาน การรวบรวมบิลพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้า และการเปรียบเทียบความคืบหน้าของโครงการหลายสิบโครงการที่กำลังอยู่ในระหว่างการพัฒนา การเลือกใช้ครื่องมือราคาประหยัดอย่าง Zoho Projects ในราคาประมาณ 3-6 ดอลลาร์สหรัฐ/คน/เดือน (ราว 90-180 บาท) หรือ TeamWork ในาคา 12.50 ดอลลาร์สหรัฐ/คน/เดือน (ราว 375 บาท) ก็เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด
นอกจากนี้ GanttPRO และ TeamGantt ก็เหมาะกับทีมขนาดเล็กที่มีงบประมาณจำกัด ไม่จำเป็นต้องใช้จ่ายมากกว่าประมาณ 15 ดอลลาร์สหรัฐ/คน/เดือน (ราว 450 บาท) ดังนั้นหากคุณไม่ต้องการใช้เครื่องมือที่มีลักษณะเฉพาะสำหรับซอฟต์แวร์ที่มีราคาแพงกว่า ก็ให้เลือกสิ่งที่เรียบง่ายและถูกกว่า ก็เพียงพอกับความต้องการของคุณแล้ว
สำหรับองค์กรขนาดใหญ่มีความต้องการที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงกับธุรกิจขนาดเล็ก องค์กรที่มีพนักงานหลายร้อยหรือหลายพันคน และโครงการหลายร้อยโครงการจะใช้แอปฯ การจัดการโครงการสำหรับการตั้งเวลา ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทรัพยากร การติดตามงบประมาณ การคาดการณ์รายได้ การติดตามเวลาเพื่อวัตถุประสงค์ในการเรียกเก็บเงิน ฯลฯ
ดังนั้น สิ่งสำคัญของบริษัทขนาดใหญ่สิ่งคือต้องสามารถจัดการได้ไม่เพียงแต่เฉพาะคนใดคนหนึ่งเท่านั้น แต่รวมถึงทีมด้วย เช่น หากคุณมีเวลาทำงาน 15 ชั่วโมง ให้จูเนียร์ดีไซเนอร์ ซึ่งไม่สำคัญว่าจูเนียร์ดีไซเนอร์คนใดจะทำอะไร เพราะคุณต้องการดูว่าคนที่ทำงานตำแหน่งนี้ทั้งหมดได้มอบหมายงานมากแค่ไหน และคุณสามารถระบุให้จูเนียร์ดีไซเนอร์สักคนหรือสองคนไปทำงานอย่างอื่นแทนได้ เพราะคนล้นงาน เพื่อให้เกิดการบริหารทรัพยากรบุคคลสูงสุด
ด้วยเหตุผลเดียวกันผู้จัดการและหัวหน้าทีมทั้งหมดในบริษัทของคุณ ควรสามารถดูได้ว่างานใดมีลำดับความสำคัญสูงและโครงการใดที่สุ่มเสี่ยงต่อการเลยกำหนดเวลาส่ง เพื่อที่พวกเขาจะได้ตรวจสอบอย่างใกล้ชิด สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่จัดการโครงการที่ซับซ้อนและสมาชิกในทีมมีจำนวนมาก ตัวเลือกอันดับต้นๆ ที่อยากจะแนะนำให้ใช้ คือ LiquidPlanner ตามมาด้วย Celoxis
อย่างไรก็ตาม วิธีการที่ดีที่สุดคือต้องลองหาดาวน์โหลดมาใช้งานดู เพื่อจะได้รู้ว่าแอปฯ ไหนที่ใช่ และถูกจริตกับคุณมากที่สุด เพื่อที่จะผูกปิ่นโตเป็นแอปฯ จัดการโครงการของคุณยาวๆ ไป
ที่มา :
